Het mobiliteitsbudget: een overzicht

Het mobiliteitsbudget is een wettelijke regeling van november 2019 waarmee werknemers hun bedrijfswagen kunnen inruilen voor een flexibel budget. Dit budget kan worden besteed aan duurzamere mobiliteitsoplossingen en/of huisvestingskosten, verdeeld over drie pijlers.

• Waarom zijn er drie pijlers?

De wet verdeelt het budget in drie bestedingscategorieën (pijlers), elk met een eigen fiscale behandeling.

• Wat houdt Pijler 1 in?

Een ecologische bedrijfswagen die voldoet aan strikte milieunormen (bv. een elektrische wagen of een model met lage CO₂-uitstoot).

Deze heeft exact dezelfde fiscale behandeling als een klassieke bedrijfswagen.

• Wat houdt Pijler 2 in?

Duurzame mobiliteitsoplossingen en huisvestingskosten.

Dit is de meest flexibele pijler. Er zijn geen inkomstenbelastingen en geen sociale bijdragen verschuldigd op uitgaven binnen deze pijler.

• Wat houdt Pijler 3 in?

Een cash-uitbetaling van het niet-bestede deel van het budget op 31 december.

Op dit bedrag is geen belasting verschuldigd, maar wel een sociale bijdrage van 38,07%.

WAT KAN TERUGBETAALD WORDEN?

Het land waarin de fietsenworden gehuurd moet binnen de EER liggen. Het vervoer kan voor de werknemer, gezinsleden of vrienden zijn. De huurfactuur of de betaling moet op naam van de werknemer staan.

· Verhuur van zachte mobiliteit en gedeelde voertuigen in de Europese Unie: eenwieler, steps, fietsen, driewielers en vierwielers aangedreven door spierkracht en/of elektrisch.

· Alle verhuurbedrijven zijn toegestaan. Accessoires gerelateerd aan de gehuurde fiets zijn toegestaan (helm, GPS, assistentie, etc.)

WAT KAN NIET TERUGBETAALD WORDEN?

· De werkgever kan ervoor kiezen deze vergoeding uit te schakelen of beperken waardoor terugbetaling niet mogelijk is.

· Terugbetalingsverzoeken die in het vorige kalenderjaar zijn betaald.

· Terugbetalingsverzoeken met een betalingsdatuum die voorafgaat aan de startdatum van het mobiliteitsbudget van de werknemer.

· Scans van tickets zonder tarief of betalingsbewijs.

WAT KAN TERUGBETAALD WORDEN?

Voor een aankoop moet de factuur of de betaling op naam van de werknemer staan. De aankoop van een of meerdere voertuigen, nieuw of tweedehandsincl. materiaal. Zowel aankopen via een winkel, het internet of van een privépersoon worden toegestaan.

Aankoop van een fiets, eenwieler, step, driewieler of gesloten vierwieler, niet sneller dan 45 km/u, aangedreven door spierkracht en/of elektrisch.

Aankoop van gemotoriseerde driewielers en vierwielers, zoals gedefinieerd in de wegcode,met dien verstandedat deze alleen in aanmerking worden genomen wanneerze elektrisch worden aangedreven en ontworpen zijn voor het vervoer van personen en, in het geval van vierwielers, uitgerust met een gesloten passagierscompartiment.

Aankoop van alle specifieke accessoires die aan de fiets zijn bevestigd (tassen, houders voor mobiele telefoons, fietssloten, GPS specifiek voor fietsen, enz.). Aankoop van verplichte veiligheidsuitrusting zoals beschreven in de verkeersregels (helmen, fluorescerende vesten met reflecterende strips), andere kleding met reflecterende strips en/of voornamelijk fluorescerend.

Onderhoud, reparaties en reserveonderdelen, stallingskosten en beveiligde fietsboxen.

Pechhulp, verzekeringen (diefstal, omnium, burgerlijke aansprakelijkheid).

Mogelijkheid om meerderefietsen te kopen voor uzelf of voor gezinsleden, zonder verplichting tot woon-werkverkeer, zolang de factuur op naam van de werknemer staat. Aankoop van een bromfiets of een elektrische motorfiets.

WAT KAN NIET TERUGBETAALD WORDEN?

De werkgever kan ervoor kiezen deze vergoeding uit te schakelen of beperken waardoor terugbetaling niet mogelijk is.

Smartwatches, smartphones, voertuigen die door voetgangers worden voortgeduwd of getrokken zoals buggy's, trolleys, bolderkarren,….

Fietsendragers (deze kunnen deel uitmaken van pijler 1 als accessoire van een bedrijfswagen).

Terugbetalingsverzoeken met een betalingsdatum die voorafgaat aan de startdatum van het mobiliteitsbudget van de werknemer.

Aankopen zonder duidelijke omschrijving van gekochte artikelen of betalingsbewijs.

Nieuw in 2024: Indexering van minimum- en maximumbedragen

Sinds 1 januari 2022 moeten de bedragen van het mobiliteitsbudget voldoen aan:

· Minimum: € 3.000 per jaar

· Maximum: 1/5ᵉ van het brutojaarsalaris, met een plafond van € 16.000 per jaar.

Vanaf 1 januari 2024 worden deze bedragen geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex. De drempels voor 2025 zijn:

· Minimum: € 3.164 per jaar

· Maximum: € 16.875 per jaar

Nieuw in 2025: Jaarlijkse aanpassing van het mobiliteitsbudget

Tot nu toe kon het mobiliteitsbudget alleen worden gewijzigd bij promotie of functieaanpassing.

Vanaf 1 januari 2025, op basis van de circulaire 2024/C/19 van 29 februari 2024, kan de werkgever het mobiliteitsbudget van een werknemer jaarlijks in januari aanpassen, afhankelijk van de loonsverhogingen van het voorgaande jaar, binnen de grenzen van de geïndexeerde drempels.

(bron: FOD Mobiliteit op een vraag van MMBB bv)

Het mobiliteitsbudget mag niet meer bedragen dan 1/5 van het totale bruto loon van de werknemer. Meer concreet, hier zijn de loonelementen die worden meegenomen in het totale salaris voor het mobiliteitsbudget:

Zoals vermeld in FAQ 6.3., is het totale bruto loon van de werknemer dat in aanmerking wordt genomen voor het maximum van het mobiliteitsbudget, dat bedoeld in artikel 6, § 1, lid 3, van de wet van 12.04.1965 betreffende de bescherming van het loon van de werknemers.

"Het totale brutovergoeding is die welke bedoeld is in artikel 6, § 1, lid 3, van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon van de werknemers, namelijk het salaris in geld en de in geld waardeerbare voordelen waarop de werknemer recht heeft als gevolg van zijn dienstbetrekking, in het bijzonder:

· Bruto maandloon; Enkelvoudige en dubbele vakantiegelden zijn uitgesloten van het loonbegrip door art. 2, lid 3 1°, a) van bovengenoemde wet

· Variabele beloning (commissies, premies, bonussen, etc.)

· Eindejaarspremie;

· Werkgeversdeel in de maaltijdcheques;

· Forfaitair gewaardeerde GSM- en PC-voordelen (volgens instructies van de RSZ);

· Andere voordelen vastgesteld door sectorale collectieve arbeidsovereenkomsten (bv. CAO90, ecocheques, jaarlijkse premie anders dan de eindejaarspremie, etc.);

· Vergoeding van kosten

· Privégebruik van de bedrijfswagen

· Andere voordelen in natura, Kosten voor privévervoer

· Fietsvergoeding

· Beschermingsvergoedingen OR, CPBW of vakbondsafgevaardigden

· Privé PC-plan, Ecologische aankoopbonnen

We willen toevoegen dat de controle met betrekking tot het minimum- en maximumbedrag van het mobiliteitsbudget plaatsvindt op het moment van de bepaling van het toe te kennen mobiliteitsbudget. Daarna blijft dit bedrag in principe ongewijzigd. Alleen in geval van promotie

of functiewijziging, dat wil zeggen wanneer een werknemer in een functiecategorie wordt geplaatst met een hogere of lagere bedrijfswagen, zal de omvang van het budget naar boven of beneden fluctueren, en dit vanaf de eerste dag van de maand waarin de promotie of functiewijziging plaatsvindt.

Wij willen u erop wijzen dat dit advies op geen enkele manier afbreuk doet aan de soevereine bevoegdheid van de bevoegde rechtsinstanties.

Wij kunnen enkel antwoorden in de context van de oplossing die wij via dit platform aanbieden.

Indien u het mobiliteitsbudget zelf wenst te beheren of via andere platformen dan dat van Olympus Mobility, kan dit veel meer tijd vragen en complexer zijn dan het beheer van een klassieke bedrijfswagen.

Het beheer van het mobiliteitsbudget — met alle mogelijkheden van Pijler 2 — wordt doorgaans ingeschat op één derde van het beheer van een salariswagen, op voorwaarde dat:

· Pijler 1 (de ecologische bedrijfswagen) niet wordt aangeboden

· U een dienstverlener gebruikt die het volledige beheer op zich neemt via zijn app, inclusief de terugbetalingen van Pijler 2 (zoals de app van Olympus Mobility, Shell, Alphabet of Attentia)

Wat zijn de belangrijkste operationele taken die u als werkgever uitvoert?

. Aanpassing van het mobiliteitsbeleid en de car policy (éénmalig bij de start en kleine updates bij eventuele wijzigingen in de wetgeving)

· De werking van het mobiliteitsbudget toelichten aan kandidaten (hiervoor zijn video’s beschikbaar)

· De mobiliteitsbudgetovereenkomst ondertekenen

· De werknemer aanmaken in het beheer portaal en het budget toekennen (duurt slechts 2 minuten)

· Eventueel de medewerker uitfaseren bij vertrek (outboarding)

Alle overige acties (zoals aankopen, terugbetalingen en vragen) worden door de werknemer zelf beheerd via de app.

Hieronder vindt u de basisstappen. Afhankelijk van uw specifieke behoeften kunnen er echter extra stappen nodig zijn.

1. Opstellen van een mobiliteitsbeleid

2. Bepalen van werknemers die in aanmerking komen voor het mobiliteitsbudget

3. Berekening van het mobiliteitsbudget (TCO)

4. Communicatie naar werknemers

5. Administratieve en technische opzet (bv. via een platform)

6. Invoering van het mobiliteitsbudget

Met onze formules helpen wij jullie van stap 1 tem 6. Indien gewenst brengen we u, bij bestelling van 1 van onze formules, graag in contactmet bedrijven die een oplossingkunnen bieden voor uw concretemobiliteitsvragen.

Onderstaande factoren vergroten de kans dat een werknemer zal instappen in het mobiliteitsbudget:

· Er is al een andere bedrijfswagen aanwezig binnen het gezin.

· De werkgever en werknemer bevinden zich op een traject dat goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.

· De werknemer woont op minder dan 10 km van zijn of haar hoofdwerkplaats.

· De werknemer gebruikt de bedrijfswagen weinig tot niet voor professionele verplaatsingen.

· Parking bij de werkgever is een echte probleem.

· De werknemer verkiest een goedkopere wagen om de rest van het budget te besteden aan zachte mobiliteit (fiets, openbaar vervoer voor het gezin, huurwagen tijdens vakantie, ...).

· De werknemer kan met het mobiliteitsbudget geheel of gedeeltelijk de huisvestingskosten terugbetalen

Wij kunnen enkel antwoorden binnen de context van de oplossing die wij via dit platform aanbieden.

Uw mobiliteitsbudgetbeleid bepaalt welke diensten beschikbaar zijn (met of zonder pijler 1) voor de medewerkers. De medewerkers kunnen hun bestedingen beheren via de app — op voorwaarde dat u één van de volgende apps gebruikt: Olympus Mobility, Shell, Alphabet of Attentia.

Terugbetalingsverzoeken tot en met de uitbetaling aan de medewerker verlopen volledig via de apps, waardoor er geen administratieve last voor de werkgever is en er geen vermelding op de loonfiche nodig is.

De voorwaarden voor pijler 1 van het mobiliteitsbudget, die betrekking hebben op de keuze voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen, zijn specifiek vastgelegd in de wetgeving. Hier zijn de belangrijkste vereisten:

1. Emissienormen

De wagen moet voldoen aan strikte milieunormen:

Maximale CO₂-uitstoot: Vanaf 2021: maximaal 95 g/km (WLTP-norm).

Voor voertuigen die volledig emissievrij zijn (zoals elektrische wagens) geldt geen beperking.

Verplichting tot Euro-norm: De wagen moet voldoen aan de Euro 6-norm of hoger.

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle nieuw aangeschafte bedrijfswagens binnen het mobiliteitsbudget volledig elektrisch zijn.

Werknemers die een nieuwe wagen kiezen binnen het mobiliteitsbudget moeten altijd een wagen kiezen met minder uitstoot dan de vorige wagen.

2. Elektrische en hybride voertuigen

Hybride voertuigen moeten een minimale batterijcapaciteit hebben van 0,5 kWh per 100 kg voertuiggewicht en mogen niet alleen op verbrandingsmotor functioneren.

Volledig elektrische wagens worden sterk aangemoedigd en krijgen vaak een financieel voordeel binnen het budget.

3. Bedrijfswagen policy

De toegestane voertuigen en het gebruik ervan worden beschreven in het mobiliteitsbudgetbeleid van de werkgever.

De werkgever kan er ook voor kiezen Pom pijler1 niet aan te bieden.

WAT KAN TERUGBETAALD WORDEN?

De vertrek- en aankomstlanden moeten binnen de EER liggen. Voor een aankoop moet de factuur of de betaling op naam van de werknemer zijn gesteld.

Alle soorten openbaar vervoer tickets in de EER, behalve luchtvervoer (trein, tram, bus, touringcars, metro, boten & veerboten) gekoppeld aan de werknemer. Deticketskunnenvoordewerknemer,vriendenof een gezinslid dat onder hetzelfde dak woont (een attest samenstelling gezin kan dit aantonen) zijn.

Alle privé busdiensten.

WAT KAN NIET TERUGBETAALD WORDEN?

De werkgever kan ervoor kiezen deze vergoeding uit te schakelen of beperken waardoor terugbetaling niet mogelijk is.

Luchtvervoer.

Terugbetalingsverzoeken die in het vorige kalenderjaar zijn betaald.

Terugbetalingsverzoeken met een betaaldatum die ligt vóór de startdatum van het mobiliteitsbudget van de werknemer.

Scans van tickets zonder ritprijs of betalingsbewijs.

Openbaar vervoer buiten de EER (bijvoorbeeld Zwitserland en Engeland zijn uitgesloten!).

WAT KAN TERUGBETAALD WORDEN?

De landen van vertrek en aankomst moeten binnen de EER liggen. Het vervoer kan voor de werknemer, gezinsleden of vrienden zijn.

De factuur of de betaling moet op naam van de werknemer staan.

Alle taxi's en deelauto's binnen de EER kunnen worden terugbetaald: Uber, Lyft, BlaBlaCar, Ride Guru, Moovit...

WAT KAN NIET TERUGBETAALD WORDEN?

De werkgever kan ervoor kiezen deze vergoeding uit te schakelen of beperken waardoor terugbetaling niet mogelijk is.

Terugbetalingsverzoeken die in het vorige kalenderjaar zijn betaald.

Terugbetalingsverzoeken met een betalingsdatum voorafgaand aan de startdatum van het mobiliteitsbudget van de werknemer.

Scans van tickets zonder tarief of betalingsbewijs.

WAT KAN TERUGBETAALD WORDEN?

De landen van vertrek en aankomst moeten binnen de EER liggen. Als uw partner de vermelde bestuurder in het huurcontract is, zorg er dan voor dat u de betaler bent en dat u daarvan een bewijs kunt leveren. De factuur of de betaling moet op naam van de werknemer staan.

Autohuur zonder chauffeur binnen de EER, met een limiet van 30 dagen per jaar. Deze voertuigen kunnen verbrandingsmotoren hebben. (Hertz, Avis, SIXT, Europcar, Thrifty ...)

Alle autoverhuurbedrijven binnen de EER zijn toegestaan. Bijvoorbeeld, u kunt een bestelwagen huren voor een verhuizing, een ceremoniële auto, camper, of uw voertuig voor uw vakantie.

Autoverzekering of opties inbegrepen in het contract, behalve energie.

WAT KAN NIET TERUGBETAALD WORDEN?

De werkgever kan ervoor kiezen deze vergoeding uit te schakelen of beperken waardoor terugbetaling niet mogelijk is.

Caravans, aanhangwagens...

Toekomstige verhuur (wacht tot de huur daadwerkelijk heeft plaatsgevonden).

Benzine of elektrische herlaadkosten.

Huurdagen boven de 30 dagen per kalenderjaar.

Terugbetalingsverzoeken die in het vorige kalenderjaar zijn betaald.

Terugbetalingsverzoeken met een betalingsdatum die voorafgaand startdatum van het mobiliteitsbudget van de werknemer.

Verzoek zonder volledig betalingsbewijs.

WAT KAN TERUGBETAALD WORDEN?

Elk bank- of winkelfinancieringscontract tot 36 maanden, het contract moet op naam van de werknemer zijn gesteld. Dankzij financiering (van een bank in de EER) kun je onmiddellijk profiteren van een fiets, zelfs met een beperkt budget. Met ongeveer 90€ per maand kun je een fiets van 3.000€ financieren!

Privéfinanciering voor een fiets, eenwieler, step, driewieler of gesloten vierwieler, niet sneller dan 45 km/u, aangedreven door spierkracht en/of elektrisch. Gemotoriseerde driewielers en vierwielers, zoals gedefinieerd in de algemene verkeersregels en het gebruik van de openbare weg, met dien verstande dat deze alleen in aanmerking worden genomen wanneer ze elektrisch worden aangedreven en ontworpen zijn voor het vervoer van personen en, in het geval van vierwielers, uitgerust met een gesloten passagierscompartiment.

Alletoegestane fietsopties zoals beschrevenin "Welke mogelijkheden biedt pijler 2 voor de aankoop van fietsen of een elektrische motor?"en opgenomeninhet contract.

De mogelijkheid om meerdere fietsen te financieren voor uzelf of voor gezinsleden, zonder de verplichting tot woon-werkverkeer.

WAT KAN NIET TERUGBETAALD WORDEN?

De werkgever kan ervoor kiezen deze vergoeding uit te schakelen of beperken waardoor terugbetaling niet mogelijk is.

Terugbetalingsverzoeken met meer dan één financieringscontract.

Terugbetalingsverzoeken voor betalingen gedaan in het vorige kalenderjaar.

Terugbetalingsverzoeken voor betalingen die gedaan zijn voorafgaand aan de startdatum van het mobiliteitsbudget van de werknemer.

WAT KAN TERUGBETAALD WORDEN?

Voorwaarde: De woning moet minder dan tien kilometers van de gebruikelijke werkplek van de werknemer liggen, en de werknemer moet een één van de ondertekenaars van het contract zijn. Wanneer hoofdzakelijk (meer dan 50%) vanuit huisvan thuis uit wordt gewerkt, is de afstand woon-werk 0 km en kan er ook een terugbetaling worden aangevraagd. De afstand wordt gemeten in een rechte lijn met Google Maps. De woning van de werknemer moet gelegen zijn in een land dat deel uitmaakt van de EER.Het land van de woning van de werknemer moet in de EER liggen.

· Als het terugbetalingsverzoek wordt geaccepteerd en u recht had op terugbetalingen voor verstreken maanden, zullen we deze vergoeden bij de start van de terugbetalingen.

· Let op: voor gemeenschappelijke kosten zijn alleen de jaarlijkse afrekening of de vaste maandelijkse forfaitaire bedragen terugbetaalbaar: tussentijdse provisies worden niet geaccepteerd.Om een terugbetaling van de jaarlijkse gemeenschappelijke kosten aan te vragen,heeft u de gedetailleerde factuur van uw verhuurder nodig.

Let op: voor gemeenschappelijke kosten zijn alleen de jaarlijkse afrekening of de vaste maandelijkse forfaitaire bedragen terugbetaalbaar: tussentijdse provisies worden niet geaccepteerd.Om een terugbetaling van de jaarlijkse gemeenschappelijke kosten aan te vragen, heeft u de gedetailleerde factuur van uw verhuurder nodig.

· Voorhypotheken: De hypotheken van de werknemer of leningen met hypotheekmandaat, gerelateerd aan de woning van de werknemer, die zowel de hoofdsom als de rente omvatten. Vervroegdeaflossingen van de hypotheek kunnen worden geaccepteerd. Andere kosten zijn uitgesloten.

WAT KAN NIET TERUGBETAALD WORDEN?

· De werkgever kan ervoor kiezen dezevergoedinguit te schakelen of beperken waardoor terugbetaling niet mogelijk is.

· Privé-uitgavenzoalselektriciteit,data,verwarming,

· De kosten van het contract dat onderverhuurd wordt of voor een beroepsactiviteit wordt gebruikt.

· Terugbetalingsverzoeken voor betalingen gedaan in het vorige kalenderjaar.

· Terugbetalingsverzoekenvoorbetalingendiegedaanzijnvoorafgaand aandestartdatumvanhetmobiliteitsbudgetvandewerknemer.

WAT KAN WORDEN VERGOED.

Vergoedingen in het kader van pijler 2 moeten betrekking hebben op goederen die zijn aangekocht of diensten die zijn verleend in de Europese Economische Ruimte.

De 30 landen van de Europese Economische Ruimte in alfabetische volgorde.