Le budget mobilité : vue d’ensemble

Le budget mobilité est un dispositif légal mis en place en novembre 2019, permettant aux travailleurs d’échanger leur voiture de société contre un budget flexible.

Ce budget peut être utilisé pour financer des solutions de mobilité plus durables et/ou des frais de logement, répartis sur trois piliers.

• Pourquoi y a-t-il trois piliers ?

La loi répartit le budget en trois catégories de dépenses (piliers), chacune avec son propre traitement fiscal.

• Que comprend le Pilier 1 ?

Une voiture de société écologique qui respecte des normes environnementales strictes (par exemple, un véhicule électrique ou à faibles émissions de CO₂).

Ce pilier bénéficie du même traitement fiscal qu’une voiture de société classique.

• Que comprend le Pilier 2 ?

Des solutions de mobilité durable et des frais de logement.

C’est le pilier le plus flexible : les dépenses qui y sont effectuées ne sont pas soumises à l’impôt ni aux cotisations sociales.

• Que comprend le Pilier 3 ?

Un versement en espèces de la partie non utilisée du budget au 31 décembre.

Ce montant n’est pas imposé fiscalement, mais il est soumis à une cotisation sociale de 38,07 %.

QUE PEUT-ON REMBOURSER ?

Le pays de mobilité doit être situé dans l'EEE. Le transport peut être destiné au salarié, à des membres de sa famille ou à des amis. La facture ou le paiement de la location doit être établi au nom du salarié.

· Location de mobilité douce et de véhicules partagés dans l'Union européenne : monocycles, trottinettes, vélos, tricycles et quadricycles propulsés par la force musculaire et/ou l'électricité.

Toutes les agences de location sont autorisées. Les accessoires liés au vélo loué sont autorisés (casque, GPS, assistance, etc.).

QU'EST-CE QUI EST NON REMBOURSABLE ?

· Votre employeur a peut-être désactivé cet avantage.

· Demandes de remboursement payées au cours de l’année civile précédente.

Demandes de remboursement avec une date de paiement antérieure à la date de début du budget de mobilité du salarié.

· Scans de billets sans tarif ni preuve de paiement.

Toutes les options ou limitations ne sont pas décrites. En cas de divergence entre les documents ou de questions concernant le remboursement, veuillez contacter votre responsable mobilité.

QUE PEUT-ON REMBOURSER ?

Pour un achat, la facture ou le paiement doit être établi au nom du salarié. L'achat d'un ou plusieurs articles, neufs ou d'occasion, en magasin, en ligne ou auprès d'un particulier.

Achat d'un vélo, d'un monocycle, d'une trottinette, d'un tricycle ou d'un quadricycle fermé, ne dépassant pas 45 km/h, à propulsion humaine et/ou électrique. Les tricycles et quadricycles motorisés, tels que définis dans le règlement général sur la circulation routière et l'utilisation de la voie publique, ne sont pris en compte que s'ils sont à propulsion électrique et conçus pour le transport de personnes et, dans le cas des quadricycles, équipés d'un habitacle fermé.

Achat de tous les accessoires spécifiques au vélo (sacoches, supports de téléphone portable, antivols, GPS, etc.). Achat des équipements de sécurité obligatoires, tels que décrits dans le Code de la route (casques, gilets fluorescents à bandes réfléchissantes), et autres vêtements à bandes réfléchissantes et/ou principalement fluorescents.

Entretien, réparations et pièces détachées, frais de stockage et box vélos sécurisés.

Assistance routière, assurances (vol, tous risques, responsabilité civile).

La possibilité d'acheter plusieurs vélos pour vous ou votre famille, sans avoir à vous déplacer. Achetez un cyclomoteur ou une moto électrique.

QU'EST-CE QUI EST NON REMBOURSABLE ?

Il se peut que votre employeur ait désactivé cette allocation, qui ne sera alors pas disponible dans le menu des allocations de l'application Olympus Mobility.

Montres connectées, smartphones, véhicules tractés par un piéton.

Porte-vélos (qui peuvent faire partie du pilier 1 en tant qu'accessoire d'un véhicule utilitaire).

Demandes de remboursement payées au cours de l'année civile précédente. Demandes de remboursement dont la date de paiement est antérieure à la date de début du budget mobilité du salarié.

Achats sans description claire des articles achetés ou preuve de paiement.

Toutes les options ou limitations ne sont pas décrites. Si vous constatez des divergences entre les documents ou si vous avez des questions concernant le remboursement, veuillez contacter votre responsable mobilité.

Nouveauté 2024 : Indexation des montants minimum et maximum

Depuis le 1er janvier 2022, les montants du budget mobilité doivent respecter :

· Minimum : 3 000 € par an

· Maximum : 1/5 du salaire annuel brut , avec un plafond de 16 000 € par an.

À compter du 1er janvier 2024, ces montants seront indexés sur l'indice santé. Les seuils pour 2025 sont les suivants :

· Minimum : 3 164 € par an

· Maximum : 16 875 € par an

Nouveauté 2025 : ajustement annuel du budget mobilité

Jusqu’à présent, le budget mobilité ne pouvait être modifié qu’en cas de promotion ou d’adaptation de poste.

À compter du 1er janvier 2025, conformément à la circulaire 2024/C/19 du 29 février 2024, les employeurs peuvent ajuster annuellement en janvier le budget de mobilité d'un salarié, en fonction des augmentations de salaire de l'année précédente, dans la limite des seuils indexés.

(réponse du SPF Mobilité à une question de MMBB bv)

Le budget mobilité ne peut dépasser 1/5e de la rémunération brute totale du travailleur. Concrètement, voici les éléments salariaux qui sont pris en compte dans la rémunération totale pour le calcul du plafond du budget mobilité :

Comme mentionné dans la FAQ 6.3, la rémunération brute totale du travailleur prise en considération pour le plafond du budget mobilité est celle visée à l’article 6, §1er, alinéa 3, de la loi du 12 avril 1965 relative à la protection de la rémunération des travailleurs.

« La rémunération brute totale est celle visée à l’article 6, §1er, alinéa 3, de la loi du 12 avril 1965 relative à la protection de la rémunération des travailleurs, à savoir la rémunération en espèces et les avantages en nature évaluables en argent auxquels le travailleur a droit en raison de sa relation de travail, notamment : »

• Le salaire mensuel brut (les pécules de vacances simples et doubles sont exclus de cette notion de rémunération, conformément à l’article 2, al. 3, 1°, a) de ladite loi)

• La rémunération variable (commissions, primes, bonus, etc.)

• La prime de fin d’année

• L’intervention de l’employeur dans les chèques-repas

• Les avantages en nature liés au GSM et au PC (évalués forfaitairement selon les instructions de l’ONSS)

• Les autres avantages définis par des conventions collectives sectorielles (ex. CCT 90, écochèques, primes annuelles autres que la prime de fin d’année, etc.)

• Les remboursements de frais

• L’usage privé du véhicule de société

• Les autres avantages en nature, frais liés aux déplacements privés

• L’indemnité vélo

• Les indemnités de protection pour les membres de la délégation syndicale, du CPPT ou du CE

• Les plans d’ordinateur privé, bons d’achat écologiques

Nous souhaitons ajouter que le contrôle du respect des montants minimum et maximum du budget mobilité s’effectue au moment de la détermination du budget mobilité à octroyer. Ensuite, ce montant reste en principe inchangé. Il ne pourra évoluer qu’en cas de promotion ou de changement de fonction, c’est-à-dire lorsqu’un travailleur est intégré dans une catégorie fonctionnelle correspondant à une voiture de société de valeur supérieure ou inférieure. Dans ce cas, le montant du budget est adapté à la hausse ou à la baisse à partir du premier jour du mois au cours duquel la promotion ou le changement de fonction intervient.

Nous attirons votre attention sur le fait que cet avis ne porte aucune atteinte à la compétence souveraine des juridictions compétentes.

Nous ne pouvons répondre que dans le cadre de la solution que nous proposons via cette plateforme.

Si vous souhaitez gérer le budget mobilité vous-même ou via d’autres plateformes qu’Olympus Mobility, cela peut être beaucoup plus long et complexe que la gestion d’une voiture de société traditionnelle.

La gestion du budget mobilité — avec toutes les possibilités du pilier 2 — est généralement estimée à un tiers de la gestion d’une voiture de société, à condition que :

Le pilier 1 (la voiture de société écologique) n'est pas proposé

Vous utilisez un prestataire qui s'occupe de la gestion complète via son application, y compris les remboursements du pilier 2 (comme l'application d'Olympus Mobility, Shell, Alphabet ou Attentia)

Quelles sont les principales tâches opérationnelles que vous effectuez en tant qu’employeur ?

Expliquer aux candidats le fonctionnement du budget mobilité (des vidéos sont disponibles à cet effet)

Signer l'accord sur le budget de la mobilité

· Créer l'employé dans le portail de gestion et allouer le budget (cela ne prend que 2 minutes)

· Éventuellement exclure progressivement le salarié lors de son départ (outboarding)

Toutes les autres actions (telles que les achats, les remboursements et les questions) sont gérées par l'employé lui-même via l'application.

Vous trouverez ci-dessous les étapes de base. Cependant, selon vos besoins spécifiques, des étapes supplémentaires peuvent être nécessaires.

Lors de la commande des forfaits 1 à 4, nous serons heureux de vous mettre en contact avec des entreprises qui peuvent vous proposer des solutions adaptées à vos besoins de mobilité spécifiques.

1. Élaboration d'une politique de mobilité

2. Détermination des employés admissibles

3. Calcul du budget (TCO)

4. Communication aux employés

5. Mise en place administrative et technique (par exemple via une plateforme)

6. Commencez l'intégration

Avec nos forfaits, nous vous aidons des étapes 1 à 6.

Voici les facteurs qui influencent positivement le passage à un budget mobilité :

· Il y a déjà une autre voiture de société au sein de la famille.

· L’employeur et l’employé se trouvent sur un trajet facilement accessible par les transports en commun.

· Le salarié habite à moins de 10 km de son lieu de travail principal.

· Le salarié utilise peu ou pas du tout la voiture de société pour ses déplacements professionnels.

· Le stationnement chez l'employeur est un vrai problème.

Le salarié privilégie une voiture moins chère pour consacrer le reste du budget à la mobilité douce (vélo, transports en commun pour la famille, voiture de location pendant les vacances, etc.).

· Le salarié peut utiliser le budget mobilité pour rembourser totalement ou partiellement ses frais de logement.

Nous ne pouvons répondre que dans le cadre de la solution proposée via cette plateforme.

La politique de budget mobilité définit quels services sont disponibles (avec ou sans pilier 1), et le reste est géré via l’application — à condition d’utiliser l’une des apps suivantes : Olympus Mobility, Shell, Alphabet ou Attentia.

Les conditions du Pilier 1 du budget mobilité en Belgique, qui concernent le choix d’un véhicule de société écologique, sont clairement définies par la législation. Voici les principales exigences :

1. Normes d’émission

Le véhicule doit respecter des normes environnementales strictes :

Émissions de CO₂ maximales :

Depuis 2021, le seuil est fixé à 95 g/km (norme WLTP).

Zéro émission :

Les véhicules totalement électriques ne sont pas soumis à une limite d’émission.

Norme Euro :

Le véhicule doit répondre au minimum à la norme Euro 6.

À partir du 1er janvier 2026 :

Tous les nouveaux véhicules de société acquis dans le cadre du budget mobilité devront être 100 % électriques.

Obligation de réduction d’émissions :

Le travailleur qui choisit un nouveau véhicule dans le cadre du budget mobilité doit toujours opter pour un véhicule émettant moins que celui qu’il remplace.

2. Véhicules électriques et hybrides

Les véhicules hybrides doivent disposer d’une capacité minimale de batterie de 0,5 kWh par 100 kg de poids du véhicule, et ne peuvent pas fonctionner exclusivement au moteur thermique.

Les véhicules 100 % électriques sont fortement encouragés et bénéficient souvent d’un avantage financier dans le cadre du budget.

3. Politique relative aux véhicules de société

Le Pilier 1 du budget mobilité ne peut pas être imposé par l’employeur.

Les véhicules autorisés et leurs conditions d’utilisation sont définis dans la politique de budget mobilité de l’employeur.

CE QUI PEUT ÊTRE REMBOURSÉ

Les pays de départ et d’arrivée doivent se situer dans l’Espace économique européen (EEE). Pour un achat, la facture ou le paiement doit être établi au nom du travailleur.

• Tous les titres de transport en commun dans l’EEE (sauf le transport aérien) liés au travailleur : train, tram, bus, autocar, métro, bateaux et ferries.Les billets peuvent être utilisés par le travailleur, un membre de sa famille ou un ami.

• Tous les services de bus privés.

• Tous les abonnements de transport public dans l’EEE (sauf le transport aérien), liés au travailleur ou à un membre de son ménage vivant sous le même toit (un certificat de composition de ménage peut servir de preuve).

CE QUI NE PEUT PAS ÊTRE REMBOURSÉ

• Votre employeur peut avoir désactivé cette option de remboursement.

• Le transport aérien.

• Les demandes de remboursement payées l’année civile précédente.

• Les demandes de remboursement avec une date de paiement antérieure à la date de début du budget mobilité du travailleur.

• Les scans de billets sans preuve de paiement ou sans prix.

• Le transport public en dehors de l’EEE (par exemple : la Suisse et le Royaume-Uni sont exclus).

Toutes les possibilités et limitations ne sont pas reprises ici.En cas de contradiction entre plusieurs documents ou de doute concernant un remboursement, contactez votre mobility manager.

CE QUI PEUT ÊTRE REMBOURSÉ

Les pays de départ et d’arrivée doivent se situer dans l’Espace économique européen (EEE).Le transport peut concerner le travailleur, des membres de sa famille ou des amis.

La facture ou la preuve de paiement doit être établie au nom du travailleur.

Tous les services de taxi et voitures partagées dans l’EEE peuvent être remboursés : Uber, Lyft, BlaBlaCar, Ride Guru, Moovit, etc.

CE QUI NE PEUT PAS ÊTRE REMBOURSÉ

• Votre employeur peut avoir désactivé cette option de remboursement.

• Les demandes de remboursement payées au cours de l’année civile précédente.

• Les demandes dont la date de paiement est antérieure à la date de début du budget mobilité du travailleur.

• Les scans de tickets sans montant ou preuve de paiement.

Toutes les possibilités et limitations ne sont pas reprises ici.En cas de contradiction entre documents ou de doute sur un remboursement, veuillez contacter votre mobility manager.

QUE PEUT-ON REMBOURSER ?

Les pays de départ et d'arrivée doivent être situés dans l'EEE. Si votre partenaire est le conducteur mentionné dans le contrat de location, assurez-vous d'être le payeur et de pouvoir en fournir la preuve. La facture ou le paiement doit être libellé à l'ordre du salarié.

Location de voitures sans chauffeur au sein de l'EEE, dans la limite de 30 jours par an. Ces véhicules peuvent être équipés d'un moteur thermique. (Hertz, Avis, SIXT, Europcar, Thrifty, etc.)

Toutes les agences de location de voitures au sein de l'EEE sont autorisées. Par exemple, vous pouvez louer une camionnette pour un déménagement, une voiture de cérémonie, un camping-car ou votre propre véhicule pour vos vacances.

Assurance auto ou options incluses dans le contrat, hors énergie.

QU'EST-CE QUI EST NON REMBOURSABLE ?

Il se peut que votre employeur ait désactivé cette allocation, qui ne sera alors pas disponible dans le menu des allocations de l'application Olympus Mobility.

Caravanes, remorques...

Location future (attendre que la location ait effectivement eu lieu).

Coûts de recharge essence ou électrique.

Jours de location dépassant 30 jours par année civile.

Demandes de remboursement payées au cours de l'année civile précédente.

Demandes de remboursement avec une date de paiement antérieure à la date de début du budget de mobilité du salarié.

Demande sans preuve complète de paiement.

Toutes les options ou limitations ne sont pas décrites. Si vous constatez des divergences entre les documents ou si vous avez des questions concernant le remboursement, veuillez contacter votre responsable mobilité.

CE QUI PEUT ÊTRE REMBOURSÉ

Tout contrat de financement bancaire ou en magasin d’une durée maximale de 36 mois, établi au nom du travailleur.

Grâce à un financement (auprès d'une banque située dans l'EEE), vous pouvez profiter immédiatement d’un vélo, même avec un budget limité. Par exemple, avec environ 90 €/mois, il est possible de financer un vélo de 3.000 €.

Le financement privé peut concerner :

un vélo, monocycle, trottinette, tricycle ou quadricycle fermé, d’une vitesse maximale de 45 km/h, propulsé par la force musculaire et/ou l’électricité.

Les tricycles et quadricycles motorisés, comme définis dans le code de la route, sont également admissibles uniquement s’ils sont électriques, conçus pour le transport de personnes et, dans le cas des quadricycles, équipés d’un habitacle fermé.

Toutes les options de vélo autorisées, telles que décrites dans la rubrique « achat d’un vélo » et figurant dans le contrat, sont admissibles.

Vous pouvez financer plusieurs vélos, pour vous-même ou pour des membres de votre famille, sans obligation de lien avec les trajets domicile-travail.

CE QUI NE PEUT PAS ÊTRE REMBOURSÉ

Votre employeur peut avoir désactivé cette option de remboursement.

Les demandes de remboursement portant sur plus d’un contrat de financement.

Les demandes concernant des paiements effectués durant l’année civile précédente.

Les demandes concernant des paiements antérieurs à la date de début du budget mobilité du travailleur.

Toutes les possibilités ou limitations ne sont pas reprises ici.

En cas de doute ou de contradiction entre les documents, contactez votre mobility manager.

QUE PEUT-ON REMBOURSER ?

Condition : Le domicile doit être situé à moins de dix kilomètres du lieu de travail habituel du salarié, et le salarié doit être l'un des signataires du contrat.

Si le salarié travaille principalement à domicile, la distance domicile-travail est de 0 km. La distance est mesurée à vol d'oiseau à l'aide de Google Maps. Le pays de résidence du salarié doit être situé dans l'EEE.

Si votre demande de remboursement est acceptée et que vous aviez droit à des remboursements pour les mois passés, nous vous les rembourserons lorsque les remboursements commenceront.

· À louer : Le loyer mensuel du logement du salarié, incluant les frais communs réels (tels que le nettoyage des parties communes, l'entretien de l'ascenseur, etc.) payés et documentés séparément des frais privés inclus dans le loyer.

De plus, pour les charges communes, seuls le décompte annuel ou les mensualités fixes sont remboursables : les acomptes provisionnels ne sont pas acceptés. Pour demander le remboursement des charges communes annuelles, vous aurez besoin de la facture détaillée de votre propriétaire.

Pour les prêts hypothécaires : Prêts hypothécaires pour employés ou prêts avec mandat hypothécaire, liés au logement de l'employé, couvrant à la fois le capital et les intérêts. Les remboursements anticipés peuvent être acceptés. Les autres frais sont exclus.

QU'EST-CE QUI EST NON REMBOURSABLE ?

· Votre employeur a peut-être désactivé cet avantage.

Charges privées telles que l'électricité, les données, le chauffage, l'eau, etc.

· Les coûts du contrat sont susceptibles d'être sous-loués ou utilisés pour une activité professionnelle.

· Demandes de remboursement pour les paiements effectués au cours de l’année civile précédente.

Demandes de remboursement pour les paiements effectués avant la date de début du budget mobilité du salarié.

Toutes les options ou limitations ne sont pas décrites. En cas de divergence entre les documents ou de questions concernant le remboursement, veuillez contacter votre responsable mobilité.

CE QUI PEUT ÊTRE REMBOURSÉ

Les remboursements dans le cadre du pilier 2 doivent concerner des biens achetés ou des services fournis dans l’Espace économique européen (EEE).

Les 30 pays de l’EEE (par ordre alphabétique) :